Servicekosten
Voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken worden kosten gemaakt, bijvoorbeeld kosten voor: groot- en klein onderhoud, schoonmaak, glasbewassing, verzekeringen, energieverbruik gemeenschappelijke ruimten, ledenvergaderingen, inschakelen extern beheerder. De gemeenschappelijke kosten worden conform de breukdelen over de leden verdeeld. Maandelijks betaalt u hiertoe een voorschotbijdrage, ook wel servicekosten genoemd, welke wordt berekend aan de hand van de jaarlijkse begroting. Indien na afloop van het boekjaar uit de jaarrekening blijkt dat de voorschotbijdragen ontoereikend zijn, dient het tekort door de leden te worden aangezuiverd.
Reservefonds
Voor het onderhoud wordt gespaard in een reservefonds. Dit is wettelijk verplicht. Indien het reservefonds ontoereikend is om het onderhoud uit te kunnen voeren, dienen alle eigenaren, naar rato van hun breukdeel, bij te dragen in de kosten van de onderhoudswerkzaamheden. Het bedrag dat in het reservefonds wordt aanhouden, kan het meest nauwkeurig worden berekend met behulp van een meerjarenonderhoudsbegroting.
Verzekeren
Het is belangrijk dat uw vereniging goed verzekerd is. In het modelreglement is vermeld voor welke zaken een verzekering dient te worden afgesloten. De vergadering beslist bij welke verzekeringsmaatschappij de polis wordt afgesloten, waarna het bestuur de verzekeringen afsluit.
De volgende verzekeringen zijn verplicht:
- Algemene opstalverzekering
- Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (verplicht bij modelreglementen vanaf 1983)
Onderstaande verzekeringen zijn niet verplicht, maar worden wel aangeraden:
- Bestuursaansprakelijkheidsverzekering
- Glasverzekering
- Rechtsbijstandsverzekering
- Ongevallenverzekering
Assurantiebelasting
De Rijksoverheid heft op een aantal verzekeringen assurantiebelasting. De assurantiebelasting betaalt de VvE aan de verzekeraar, die deze weer aan de overheid betaald. Per 1 januari 2013 is de assurantiebelasting verhoogd van 9,7% naar 21%. Dit betekent dat een VvE per 2013 11% meer moet begroten voor verzekeringen. Voor de ongevallenverzekering van vrijwilligers heeft een VvE vrijstelling van assurantiebelasting.
Meerjarenonderhoudsbegroting
Een goede meerjarenonderhoudsbegroting voorkomt onverwachte uitgaven. Het geeft inzicht in de actuele bouwkundige staat van het gebouw en de kosten die de komende jaren voor noodzakelijk onderhoud zijn te verwachten om het gebouw in goede staat te behouden. Aangeraden wordt de meerjarenonderhoudsbegroting minimaal eenmaal in de 5 jaar te herzien.
Jaarrekening
Binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar moet de VvE de balans en de jaarrekening opstellen. Een jaarrekening moet bestaan uit:
- Exploitatierekening (een overzicht van de inkomsten en uitgaven van de VvE in het boekjaar).
- Een balans (een opname van de bezittingen en de schulden van de VvE op dat moment).
- Een toelichting.
De kascommissie controleert de jaarrekening en brengt daarvan verslag uit op de vergadering. Een kascommissie is verplicht voor iedere VvE.
Begroting
Op de begroting staan de kosten en opbrengsten voor het komende jaar. Sommige kosten zijn vast, zoals contracten, andere zijn variabel, zoals een post voor reparaties. De reservering voor toekomstig groot onderhoud is veelal de grootste ‘kostenpost’. Door jaarlijks een bedrag voor toekomstig groot onderhoud op te nemen, spaart de VvE voor het groot onderhoud. Het geld wordt gedoteerd (toegevoegd) aan de voorziening groot onderhoud. Op deze manier kan de VvE werkzaamheden die over vijf jaar pas worden uitgevoerd bekostigen, terwijl de kosten worden gespreid over de voorgaande jaren. Daarmee wordt voorkomen dat leden in een bepaald jaar in één keer een groot bedrag aan de VvE moeten betalen. De opbrengsten bestaan uit de servicekosten van de leden.
Vrijwilligersvergoeding
Een vrijwilligersvergoeding is een vergoeding voor de inzet van het bestuur of commissies. Deze vergoeding moet door de vergadering van eigenaars vastgesteld worden: dit kan per jaar vooraf of achteraf en kan tussentijds door de vergadering gewijzigd worden.
Volgens de Belastingdienst is een vrijwilliger 'iemand die alleen een beloning krijgt die binnen de grenzen van een vrijwilligersvergoeding blijft'.
Voor een vrijwilligersvergoeding binnen een VvE heeft de Belastingdienst bepaalde richtlijnen vastgesteld die een maximum stellen aan de hoogte van de vergoeding.
- Voor leden ouder dan 23 jaar kan een maximale vergoeding van € 4,50 per uur uitgekeerd worden. Met een maximum van € 170,- per maand en € 1.700,- per jaar.
Voor leden jonger dan 23 jaar kan een maximale vergoeding van € 2,50 per uur uitgekeerd worden. Met maximum van € 170,- per maand en € 1.700,- per jaar.
Wanneer er geen vergoedingsbedrag per uur is afgesproken, geldt ook hier het maximumbedrag van € 170,- per maand en € 1.700,- per jaar.
Het is van belang om ervoor te zorgen dat de bedragen onder bovenstaande maximumbedragen blijven. Gaan de vergoedingen hier overheen, dan moet de VvE dit aangeven bij de Belastingdienst.
Onkostenvergoeding
Een onkostenvergoeding is een verplichte vergoeding. Op grond van de wet (art. 7:406 BW) is de VvE verplicht om aan de vrijwilligers, zoals het bestuur en eventuele commissies, de onkosten die zij maken te vergoeden. Gedacht kan worden aan de kosten voor postzegels, papier, vervoerskosten et cetera. Deze kosten moeten wel gemaakt zijn voor de uitvoering van de functie. Etentjes met andere bestuursleden komen niet voor vergoeding in aanmerking, aangezien dit geen noodzakelijke kosten zijn voor de uitvoering van de taak. Wanneer de onkosten zijn opgenomen in de vrijwilligersvergoeding is de VvE niet verplicht alsnog onkosten te vergoeden.
