Algemene Ledenvergadering
Ten minste eenmaal per jaar vergadert u met uw mede-eigenaren over het beheer van de gemeenschappelijke zaken in de Algemene Ledenvergadering. Onder andere de balans en de exploitatie van het voorafgaande jaar worden besproken en de begroting voor het dan komende jaar. Met het u toekomende stemrecht beslist u mee over deze zaken. De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de vereniging en stelt alle besluiten vast.
Het bestuur
Het bestuur is het uitvoerende orgaan van de vereniging: zij voert uit wat in de algemene ledenvergadering is besloten en is ondergeschikt aan de algemene ledenvergadering. Het bestuur kan wel voorstellen doen, maar alleen de vergadering kan een besluit nemen. Kortom: het bestuur stelt op; de algemene ledenvergadering stelt vast.
De taken van de bestuurder zijn:
- het uitvoeren van besluiten van de algemene ledenvergadering;
- het vertegenwoordigen van de vereniging in alle rechtshandelingen naar derden;
- het uitschrijven en notuleren van de algemene ledenvergadering;
- het laten uitvoeren en begeleiden van onderhoud waartoe in de vergadering is besloten;
- het geven van opdracht voor spoedeisende onderhoudswerkzaamheden tot een door de vergadering vast te stellen maximum bedrag;
- het voeren van een boekhouding, inclusief het opstellen van de jaarrekening (welke door de vergadering dient te worden vastgesteld);
- het opstellen van een ontwerpbegroting en meerjarenbegroting (welke door de vergadering moet worden vastgesteld);
- het incasseren van de periodieke bijdragen en betalen van rekeningen;
- het aandragen van voorstellen inzake het beheer van de vereniging;
- het beheren van de financiële middelen;
- het verstrekken van een opgave aan de notaris bij de verkoop van een appartementsrecht;
- toezicht op de naleving van de reglementen;
- het aanleggen van een eigenaren- en gebruikersregister;
- het gebouw laten verzekeren bij een door de vergadering aan te wijzen verzekeraar (minimaal een opstal- en WA-verzekering).
De algemene ledenvergadering kan besluiten om de bestuurstaken uit te besteden. Let op: het bestuur zelf is niet bevoegd om hierover te beslissen. Een externe VvE beheerder dient te worden aangesteld met toestemming van de algemene ledenvergadering.
De voorzitter
De vergadering benoemt al dan niet uit haar leden een voorzitter van de vergadering. Een goede voorzitter geeft tijdens de vergadering voldoende ruimte aan de leden om hun standpunten kenbaar te maken, breekt af wannneer discussies te lang duren, vat samen wat er is gezegd en brengt een bondig voorstel in stemming.
De taken van de voorzitter zijn:
- het leiden van de vergadering;
- het vervangen van het bestuur bij afwezigheid van het bestuur;
- kan optreden als tekeningsbevoegde voor mutaties van het reservefonds;
- bevoegd om een vergadering bijeen te roepen.
Bij voorkeur neemt de voorzitter van de vergadering niet deel in het bestuur om beïnvloeding van de vergadering te voorkomen. Wanneer het bestuur uit één persoon bestaat, is het niet toegestaan om de functie van voorzitter en bestuur in één persoon te verenigen.
Wanneer de voorzitter niet aanwezig is op de vergadering, voorziet de vergaderig zelf in haar leiding.
Commissies
De enige commissie die verplicht is binnen een VvE is de kascontrolecommissie.
Ter ondersteuning of advisering van het bestuur kunnen andere commissies in het leven geroepen worden. Een commissie kan zowel door de vergadering als door het bestuur worden ingesteld. Leden van een commissie krijgen geen vergoeding. Gemaakte kosten kunnen, met goedkeuring van de vergadering, wel vergoed worden. Een veel voorkomende commissie is de technische commissie.
De kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie controleert de jaarrekening en de algehele financiën van de vereniging. Het is de taak van de commissie om vast te stellen dat de informatie in de jaarrekening toereikend en correct is. Door deze controle krijgen de leden van de vereniging zekerheid en een duidelijk beeld van de financiële situatie van de vereniging. De leden van de kascommissie moeten onafhankelijk zijn.Tijdens de algemene ledenvergadering geeft de kascommissie een positief of negatief advies over het algehele financiële beleid.
De VvE-Beheerder
Volgens het modelreglement kan de Vergadering een VvE-beheerder benoemen. De VvE-beheerder is een externe partij die taken van het bestuur over kan nemen. Wat hij precies doet is afhankelijk van de beheerovereenkomst die is afgesloten tussen de VvE en de beheerder.
